Ψηφιακό Δωμάτιο Επικοινωνίας: Πώς θα λειτουργεί - Τι ορίζει η ΚΥΑ

Σύμφωνα με το υπουργείο Εργασίας, το «Ψηφιακό Δωμάτιο Επικοινωνίας» αλλάζει την καθημερινότητα τόσο των υπαλλήλων όσο και των ασφαλισμένων που περιμένουν να πάρουν τη σύνταξή τους. Είναι μια ψηφιακή βάση ηλεκτρονικής αλληλογραφίας, απλή στη λειτουργία της, για ανταλλαγή πληροφοριών, απάντηση ερωτήσεων και υποβολή τυχόν εγγράφων που απουσιάζουν και η οποία οδηγεί σε οικονομία χρόνου, καλύτερη εξυπηρέτηση και γρηγορότερη απονομή συντάξεων».

Συγκεκριμένα, με βάση την ΚΥΑ, προβλέπονται τα εξής:

Δημιουργείται και παρέχεται, μέσω της Ενιαίας Ψηφιακής Πύλης της Δημόσιας Διοίκησης (gov.gr - ΕΨΠ), σύμφωνα με το άρθρο 22 του ν. 4727/2020 και τους κανόνες που ορίζονται στην υπουργική απόφαση «Κανόνες για την παροχή ψηφιακών δημόσιων υπηρεσιών» (Β' 5231/2021), η πλατφόρμα «Ψηφιακό Δωμάτιο Επικοινωνίας», η οποία λειτουργεί συμπληρωματικά με την ψηφιακή διαδικασία απονομής συνταξιοδοτικών παροχών του e-ΕΦΚΑ και έχει ως στόχο τη συστηματική ενημέρωση και επικοινωνία των εμπλεκόμενων μερών.

Πρόσβαση στην πλατφόρμα - Κατηγορίες χρηστών (ρόλοι)

1. Πρόσβαση στην πλατφόρμα αναγνωρίζεται στις εξής κατηγορίες (ρόλους) χρηστών:

α) πολίτες

β) υπάλληλος e-ΕΦΚΑ

γ) επιβλέπων

δ) διαχειριστής της εφαρμογής

1. Ο «επιβλέπων» και ο «διαχειριστής της εφαρμογής» ορίζονται από τη διοίκηση του e-ΕΦΚΑ.
2. Για καθεμία από τις κατηγορίες χρηστών προβλέπονται οι εξής ρόλοι και δικαιώματα:

α) Ο εισερχόμενος χρήστης ως «πολίτης» έχει δικαίωμα να δει και να πραγματοποιεί συγκεκριμένες ενέργειες μόνο για τις αιτήσεις οι οποίες είναι συνδεδεμένες με τον ΑΦΜ του.

β) Ο εισερχόμενος χρήστης ως «υπάλληλος e-ΕΦΚΑ» έχει δικαίωμα να δει και να πραγματοποιεί ενέργειες στις αιτήσεις τις οποίες χειρίζεται και δυνατότητα αλλαγής κατάστασης στις αιτήσεις αυτές (π.χ. από «εκκρεμής» σε «ολοκληρωμένη»).

γ) Ο εισερχόμενος χρήστης ως «επιβλέπων» έχει δικαίωμα να δει και να πραγματοποιεί ενέργειες στο σύνολο των καταχωρισμένων αιτήσεων στο σύστημα. Έχει όλα τα δικαιώματα του χρήστη «υπάλληλος e-ΕΦΚΑ» και επιπρόσθετες δυνατότητες σχετικά με την αλλαγή του χειριστή της αίτησης.

δ) Ο εισερχόμενος χρήστης ως «διαχειριστής εφαρμογής» έχει δικαίωμα να πραγματοποιήσει ένα σύνολο παραμετροποιήσεων σε επίπεδο εφαρμογής, όπως λ.χ. διαχείριση χρηστών και δικαιωμάτων. Ο ορισθείς ως «διαχειριστής εφαρμογής» δεν έχει πρόσβαση στις αιτήσεις που έχουν καταχωρισθεί.

4. Για την είσοδο των πολιτών στην εφαρμογή απαιτείται η αυθεντικοποίηση των δικαιούχων προσώπων με τη χρήση των προσωπικών κωδικών διαπιστευτηρίων της Γενικής Γραμματείας Πληροφοριακών Συστημάτων Δημόσιας Διοίκησης (Γ.Γ.Π.Σ.Δ.Δ.) του υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης (taxisnet), σύμφωνα με τα οριζόμενα στο άρθρο 24 του ν. 4727/2020. Οι υπόλοιποι ρόλοι εισέρχονται στην πλατφόρμα με χρήση των προσωπικών τους διαπιστευτηρίων δημόσιας διοίκησης, μέσω της διεύθυνσης (URL) προσωπικού του e-ΕΦΚΑ. Σε περίπτωση που κάποιος ΑΦΜ αντιστοιχεί σε αιτήσεις, αλλά ταυτόχρονα και σε κάποιον άλλον ρόλο στην πλατφόρμα (π.χ. είναι και «υπάλληλος e-ΕΦΚΑ»), τότε ο ρόλος με τον οποίο πραγματοποιεί τελικά είσοδο (login) στο σύστημα καθορίζεται από την ηλεκτρονική διεύθυνση (URL) στην οποία έχει πλοηγηθεί, προκειμένου να πραγματοποιήσει είσοδο (login).

5. Κατά την είσοδο του πολίτη στην πλατφόρμα, αναζητείται η διεύθυνση ηλεκτρονικής του αλληλογραφίας (e-mail) στο Εθνικό Μητρώο Επικοινωνίας (ΕΜΕπ), μέσω διαλειτουργικότητας. Η διάθεση ενός πιστοποιημένου e-mail στην πλατφόρμα είναι απαραίτητη, προκειμένου ο πολίτης να έχει πρόσβαση στη λειτουργικότητά της.

6. Αν βρεθεί e-mail του πολίτη στο ΕΜΕπ, τότε αυτό χρησιμοποιείται από την πλατφόρμα ως e-mail επικοινωνίας για όλες τις ειδοποιήσεις που λαμβάνει ο πολίτης και εκείνος μεταβαίνει αυτόματα στην οθόνη λίστας αιτήσεων, χωρίς να είναι απαραίτητη κάποια άλλη ενέργεια από τον ίδιο.

7. Αν δεν βρεθεί e-mail του πολίτη καταχωρισμένο στο ΕΜΕπ, τότε ο πολίτης πλοηγείται σε οθόνη που του δίνει τις ακόλουθες επιλογές:

Α. να εγγραφεί στο ΕΜΕπ, μέσω συνδέσμου, που τον οδηγεί εκεί και κατόπιν να επιστρέψει στην πλατφόρμα «Ψηφιακό Δωμάτιο Επικοινωνίας»,

Β. να συνεχίσει, χωρίς να καταχωρίσει στο ΕΜΕπ e-mail επικοινωνίας.

Ο πολίτης πρέπει υποχρεωτικά να επιλέξει έναν από τους δύο τρόπους που επιθυμεί να συνεχίσει στην πλατφόρμα, προκειμένου να έχει πρόσβαση στη λειτουργικότητά της. Αν ο πολίτης επιλέξει να εγγραφεί στο ΕΜΕπ, τότε, ακολουθώντας τον σχετικό σύνδεσμο και μετέπειτα τις οδηγίες του μητρώου, εγγράφεται στο ΕΜΕπ. Αν ο πολίτης επιλέξει να συνεχίσει χωρίς εγγραφή στο ΕΜΕπ, πρέπει να εισάγει το επιθυμητό e-mail επικοινωνίας στο σχετικό πεδίο που εμφανίζεται στην πλατφόρμα και κατόπιν να επιλέξει την υποβολή.

8. Εφόσον υποβληθεί το επιθυμητό e-mail επικοινωνίας, στον πολίτη αποστέλλεται από την πλατφόρμα ένα αυτοματοποιημένο e-mail επιβεβαίωσης με τον σύνδεσμο που θα οδηγεί στην πλατφόρμα «Ψηφιακό Δωμάτιο Επικοινωνίας». Ο πολίτης πρέπει να πατήσει τον σύνδεσμο, προκειμένου να επιβεβαιώσει το e-mail επικοινωνίας του. Μετά την επιβεβαίωση του e-mail, αυτό αποθηκεύεται στην πλατφόρμα ως «e-mail επικοινωνίας» για όλες τις ειδοποιήσεις που λαμβάνει ο πολίτης και εκείνος μεταβαίνει αυτόματα στην οθόνη λίστας αιτήσεων, χωρίς να είναι απαραίτητη κάποια άλλη ενέργεια από πλευράς του. Αν, μέσω οποιουδήποτε από τους προαναφερθέντες τρόπους, αποθηκευτεί στην πλατφόρμα το πιστοποιημένο e-mail του πολίτη, εκείνος δεν χρειάζεται να ακολουθήσει ξανά την προπεριγραφείσα διαδικασία επαλήθευσης του e-mail του. Σε διαφορετική περίπτωση, μετά από κάθε επιτυχημένη είσοδό του (login), ακολουθεί τη διαδικασία των παρ. 4-6, μέχρι να αποθηκευτεί το πιστοποιημένο e-mail του.

Δεδομένα αιτήσεων πλατφόρμας ανατροφοδότηση

1. Η πλατφόρμα αντλεί τα δεδομένα των αιτήσεων συνταξιοδότησης των πολιτών, όπως τηρούνται στα υφιστάμενα συστήματα του e-ΕΦΚΑ.
2. Πραγματοποιείται τακτική ανατροφοδότηση της πλατφόρμας με δεδομένα από τα στοιχεία των νέων αιτήσεων συνταξιοδότησης που υποβάλλονται. Η συνεχής ενημέρωση των δεδομένων αποσκοπεί στην αντιστοίχιση των αιτήσεων με τους κωδικούς χρήστη (ρόλου).

Δυνατότητες πρόσβασης και πληροφορίες ανά κατηγορία (ρόλο) χρήστη

1. Μετά την επιτυχημένη είσοδο (login), όλοι οι χρήστες βλέπουν το ίδιο περιβάλλον (dashboard). Ωστόσο, διαφοροποιούνται οι προσφερόμενες δυνατότητες, κατάλογος (μενού) επιλογών ανά ρόλο-ιδιότητα χρήστη και διαφέρουν, ανάλογα με το αν βρέθηκαν ή όχι αιτήσεις, βάσει του ΑΦΜ του πολίτη.
2. Σε όλους τους ρόλους χρηστών εμφανίζονται κοινές πληροφορίες στη γενική διάταξη (layout) της πλατφόρμας, όπως πληροφορίες συνδεδεμένου χρήστη, όνομα, επίθετο, ΑΦΜ, ρόλος χρήστη, η επιλογή (κουμπί)/μενού βοήθειας και η επιλογή (κουμπί) αποσύνδεσης χρήστη. Ο ρόλος χρήστη δεν εμφανίζεται στην περίπτωση που ο χρήστης της πλατφόρμας είναι «πολίτης».
3. Αν ο ρόλος του χρήστη είναι «πολίτης» και υπάρχουν αιτήσεις με τον ΑΦΜ του, τότε έχει πρόσβαση στον κατάλογο (μενού) επιλογών «λίστα αιτήσεων» που οδηγεί στην περιοχή «λίστα αιτήσεων».

Ο ρόλος «διαχειριστής εφαρμογής» έχει πρόσβαση μόνο στο μενού «παραμετροποίηση», το οποίο και οδηγεί στην αντίστοιχη οθόνη της εφαρμογής. Οι ρόλοι «υπάλληλος e-ΕΦΚΑ», «επιβλέπων», αλλά και «πολίτης», έχουν τη δυνατότητα να βλέπουν μια περιοχή με λίστα αιτήσεων.

1. Η περιοχή της λίστας αιτήσεων περιέχει το σύνολο των αιτήσεων που, βάσει δικαιωμάτων ρόλου ή ΑΦΜ, έχει δικαίωμα να δει ο χρήστης (ΑΦΜ για πολίτες, ρόλος για υπαλλήλους e-ΕΦΚΑ και επιβλέποντες). Ο ρόλος του «πολίτη» μπορεί να δει μόνο τις αιτήσεις που είναι στον ΑΦΜ του, ο «υπάλληλος e-ΕΦΚΑ» μόνο τις αιτήσεις που του έχουν ανατεθεί, ενώ ο «επιβλέπων» όλες τις αιτήσεις.
2. Η περιοχή αυτή της πλατφόρμας με τη λίστα αιτήσεων έχει τη μορφή πίνακα (table/grid), όπου σε κάθε στήλη περιέχονται οι βασικές πληροφορίες της αίτησης και του αιτούντος. Η πληροφορία αυτή για τον ρόλο του «πολίτη» είναι ο μοναδικός αριθμός αίτησης, η ημερομηνία που φέρει η αίτηση, ο ΑΦΜ του αιτούντος, ο ΑΜΚΑ του αιτούντος, ο ΑΜΑ του αιτούντος και η κατάσταση της αίτησης.

Η πληροφορία του πίνακα για τον ρόλο «υπάλληλος e-ΕΦΚΑ» είναι ο μοναδικός αριθμός αίτησης, η ημερομηνία της αίτησης, ο ΑΦΜ του αιτούντος, ο ΑΜΚΑ του αιτούντος, ο ΑΜΑ του αιτούντος, το όνομα και το επίθετο του αιτούντος, καθώς και η κατάσταση της αίτησης.

Η πληροφορία του πίνακα για τον ρόλο «επιβλέπων» είναι ο μοναδικός αριθμός αίτησης, η ημερομηνία που φέρει η αίτηση, ο ΑΦΜ του αιτούντος, ο ΑΜΚΑ του αιτούντος, ο ΑΜΑ του αιτούντος, το όνομα του αιτούντος, το επίθετο του αιτούντος, το όνομα, επίθετο και ΑΦΜ του χειριστή της αίτησης και η κατάσταση της αίτησης.

1. Σε κάθε αίτηση εμφανίζονται τρία ειδικότερα πεδία: «πληροφορίες αίτησης», «έγγραφα» και «επικοινωνία». Επισημαίνεται ότι οι ρόλοι που έχουν πρόσβαση στις αιτήσεις (άπαντες, πλην του «διαχειριστή εφαρμογής»), μπορούν να δουν την περιοχή «πληροφορίες αίτησης». Η περιοχή αυτή περιέχει πληροφορίες σχετικά με τα στοιχεία του αιτούντος, του δικαιούχου, αλλά και στοιχεία της ίδιας της αίτησης.

Τα στοιχεία αυτά εξειδικεύονται ως εξής:

• Ως προς τα στοιχεία του αιτούντος: Όνομα, επίθετο, ΑΦΜ, ΑΜΚΑ, ΑΜΑ, e-mail και κινητό τηλέφωνο επικοινωνίας του.
• Ως προς τα στοιχεία του δικαιούχου: Όνομα, επίθετο, ΑΦΜ, ΑΜΚΑ και ΑΜΑ δικαιούχου.
• Ως προς τα στοιχεία της αίτησης: Μοναδικός αριθμός αίτησης, ημερομηνία, κατάσταση, φορέας αίτησης και προϊόν.

Η ως άνω περιοχή «στοιχεία δικαιούχου» εμφανίζεται μόνο στην περίπτωση που στα στοιχεία της αίτησης το «προϊόν» είναι «μεταβίβαση θανάτου». Το πεδίο που αφορά στην κατάσταση της αίτησης μπορεί να μεταβληθεί αποκλειστικά από τους ρόλους «υπάλληλος e-ΕΦΚΑ» και «επιβλέπων».

Λειτουργίες της αίτησης - Εργαλεία επικοινωνίας της πλατφόρμας

1. Προβλέπεται η δυνατότητα επισύναψης όλων των εγγράφων και δικαιολογητικών της αίτησης συνταξιοδότησης στην πλατφόρμα.
2. Τα έγγραφα ομαδοποιούνται ανάλογα με το ποιος τα έχει επισυνάψει, δηλαδή στα «έγγραφα πολίτη» και στα «έγγραφα e-ΕΦΚΑ». Κάθε έγγραφο συνοδεύεται από κάποιες πληροφορίες που το αφορούν και, πιο συγκεκριμένα, το όνομα του αρχείου, τον τύπο του αρχείου και την ημερομηνία και την ώρα που επισυνάφθηκε.

Όλοι οι ρόλοι χρηστών, οι οποίοι έχουν πρόσβαση στις αιτήσεις, μπορούν να δουν και να κατεβάσουν όλα τα έγγραφα και από τις δύο ως άνω ομάδες εγγράφων. Οι χρήστες μπορούν να επισυνάψουν ένα ή περισσότερα έγγραφα. Δεν υπάρχει περιορισμός στον συνολικό αριθμό των αρχείων που μπορούν να επισυναφθούν.

1. Στην περιοχή «επικοινωνία» της πλατφόρμας αρχειοθετούνται όλα τα μηνύματα και τα έγγραφα που ανταλλάχθηκαν. Δίνεται η επιλογή να ανακτηθούν τα έγγραφα που έχουν στείλει και οι δύο πλευρές.

Ειδικές ρυθμίσεις για τη λειτουργία της ειδικής εφαρμογής

Η ειδική εφαρμογή της παρούσας διαλειτουργεί, μέσω του Κέντρου Διαλειτουργικότητας της Γενικής Γραμματείας Πληροφοριακών Συστημάτων Δημόσιας Διοίκησης (Γ.Γ.Π.Σ.Δ.Δ.). Στον e-ΕΦΚΑ για την ειδική εφαρμογή διατίθενται οι παρακάτω διαδικτυακές υπηρεσίες:

1. Μητρώο Επικοινωνίας Πολιτών της Γ.Γ.Π.Σ.Δ.Δ. (στοιχεία από ΕΜΕπ).
2. Αυθεντικοποίηση Υπαλλήλων Φορέων Δημόσιας Διοίκησης (oAuth2.0.PA) με τους Κωδικούς Δημόσιας Διοίκησης.
3. Αυθεντικοποίηση χρηστώv σε πληροφοριακό σύστημα τρίτου φορέα με τη χρήση διαπιστευτηρίων TAXISnet (oAuth 2.0).