Ηλεκτρονικά το γνήσιο υπογραφής: Για ποια έγγραφα ισχύει - Τέλος η επικύρωση εγγράφων από αστυνομία

Τη δυνατότητα να βεβαιώνουν ψηφιακά τις υπογραφές τους σε ιδιωτικά συμφωνητικά με περισσότερους από δύο συμβαλλόμενους έχουν από την Τετάρτη (25/5) οι πολίτες. Πρόκειται για μία ακόμα διεύρυνση των λειτουργικών του docs.gov.gr, η οποία υλοποιήθηκε από το Εθνικό Δίκτυο Υποδομών Τεχνολογίας και Έρευνας (ΕΔΥΤΕ ΑΕ – GRNET), εποπτευόμενο φορέα του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης.

Για την ψηφιακή βεβαίωση του γνησίου της υπογραφής τους σε ιδιωτικό συμφωνητικό, οι πολίτες ακολουθούν τα ίδια βήματα με εκείνα που απαιτούνται για τη συμπλήρωση Εξουσιοδότησης ή Υπεύθυνης Δήλωσης. Συγκεκριμένα, ο πρώτος υπογράφων εισέρχεται στο docs.gov.gr και αφού επιλέξει την επιλογή «Ψηφιακή Βεβαίωση Ιδιωτικού Συμφωνητικού» αυθεντικοποιείται:

• είτε μέσω των κωδικών Taxisnet, εφόσον ο πολίτης έχει επιβεβαιωμένο αριθμό κινητού τηλεφώνου,
• είτε με τους κωδικούς web banking (Εθνική Τράπεζα της Ελλάδος, Τράπεζα Πειραιώς, Alpha Bank, Eurobank, Attica Bank, Παγκρήτια Τράπεζα, Τράπεζα Ηπείρου, Συνεταιριστική Τράπεζα Καρδίτσας, Τράπεζα Κεντρικής Μακεδονίας, Τράπεζα Χανίων ή Ταμείο Παρακαταθηκών και Δανείων).

Στη συνέχεια, αφού επιβεβαιώσει τα στοιχεία του, επιλέγει τη δημιουργία νέου συμφωνητικού μέσω της σχετικής επιλογής και συμπληρώνει τους ΑΦΜ και τα ονοματεπώνυμα των συνυπογραφόντων, οι οποίοι αποκτούν με αυτό τον τρόπο τη δυνατότητα να υπογράψουν το έγγραφο. Κατόπιν, αναρτά σε μορφή .pdf το έγγραφο στο οποίο θέλει να βεβαιώσει τις υπογραφές του ιδίου και των συμβαλλομένων. Ταυτόχρονα, επιλέγει αν επιθυμεί τη βεβαίωση στα ελληνικά ή στα αγγλικά. Τέλος, αφού επιβεβαιώσει την ακρίβεια των στοιχείων του και των συμβαλλομένων, υπογράφει και βεβαιώνει το γνήσιο της υπογραφής του. Για την ολοκλήρωση της υπογραφής, απαραίτητη είναι η χρήση κωδικών μιας χρήσης (OTP – One Time Password), οι οποίοι αποστέλλονται στον πιστοποιημένο αριθμό κινητού τηλεφώνου που ο πολίτης έχει ήδη δηλώσει από παλαιότερη βεβαίωση, υπεύθυνη δήλωση και εξουσιοδότηση ή μέσω καταχώρησης στο Εθνικό Μητρώο Επικοινωνίας (ΕΜΕπ).

Κάθε επόμενος υπογράφων, αφού επισκεφθεί το docs.gov.gr και επιλέξει την «Ψηφιακή Βεβαίωση Ιδιωτικού Συμφωνητικού», αυθεντικοποιείται με τον ίδιο τρόπο. Στη συνέχεια, επιλέγει το πεδίο «Εκκρεμότητες», ώστε να εντοπίσει το προς υπογραφή έγγραφο και συνεχίζει την ίδια διαδικασία. Υπενθυμίζεται πως όλοι οι συμβαλλόμενοι καλούνται επίσης να συμπληρώσουν κατά τη διαδικασία υπογραφής τους τον κωδικό μιας χρήσης (OTP – One Time Password), ο οποίος αποστέλλεται στον πιστοποιημένο αριθμό κινητού τηλεφώνου που έχουν δηλώσει. Μόνο όταν η διαδικασία ολοκληρωθεί από όλους τους συμβαλλόμενους, εμφανίζεται το υπογεγραμμένο έγγραφο ψηφιακά βεβαιωμένο στις θυρίδες τους, στο my.gov.gr.

Η επαλήθευση του εγγράφου μπορεί να γίνει είτε σκανάροντας τον κωδικό QR είτε εισάγοντας τον μοναδικό κωδικό του εγγράφου στο docs.gov.gr/validate. Στο τέλος κάθε σελίδας αναγράφονται ο μοναδικός κωδικός και ο κωδικός QR του εγγράφου, ώστε να διευκολύνουν την διαδικασία επαλήθευσης. Επιπλέον, στην τελευταία σελίδα του εγγράφου αναγράφονται τα ονοματεπώνυμα, πατρώνυμα, και οι ΑΦΜ όλων των συνυπογραφόντων μαζί με τη ημερομηνία και ώρα της τελευταίας υπογραφής. Ενισχύεται με αυτό τον τρόπο η ασφάλεια των συναλλαγών και η αξιοπιστία των εγγράφων που διακινούνται τόσο μεταξύ πολιτών, όσο και μεταξύ πολιτών και Δημοσίου.

Υπενθυμίζεται ότι το docs.gov.gr τέθηκε σε λειτουργία τον Νοέμβριο του 2021, ολοκληρώνοντας πλήρως την ψηφιοποίηση των υπηρεσιών που σχετίζονται με το γνήσιο της υπογραφής για το σύνολο των ιδιωτικών εγγράφων που συντάσσουν οι πολίτες. Μέχρι σήμερα μέσω του docs.gov.gr έχει βεβαιωθεί το γνήσιο της υπογραφής σε περισσότερα από 335.000 έγγραφα.

Η αστυνομία δεν επικυρώνει έγγραφα

Αποδέσμευση των υπηρεσιών της Ελληνικής Αστυνομίας (ΕΛΑΣ) από τη βεβαίωση γνησίου υπογραφής και από την επικύρωση αντιγράφων

Νόμος 4937/2022 – ΦΕΚ τεύχος Α 106/02.06.2022

Ψηφιοποίηση των διαδικασιών επιδόσεων εγγράφων και αποδέσμευση της Ελληνικής Αστυνομίας από τη διενέργεια επιδόσεων εγγράφων της ποινικής και πολιτικής δίκης και λοιπές επείγουσες διατάξεις.

Άρθρο 22

Αποδέσμευση υπηρεσιών Ελληνικής Αστυνομίας από τη βεβαίωση γνησίου υπογραφής και από την επικύρωση αντιγράφων – Τροποποίηση παρ. 1 και 2 άρθρου 11 ν. 2690/1999

Στο άρθρο 11 του ν. 2690/1999 (Α΄ 45) επέρχονται οι εξής αλλαγές: α) στο πρώτο εδάφιο της παρ. 1 και στα εδάφια πρώτο και τρίτο της περ. γ΄ της παρ. 2 μετά από τη φράση «τα Κ.Ε.Π.» προστίθεται η φράση «, εκτός από τις υπηρεσίες της Ελληνικής Αστυνομίας», β) στην παρ. 3 οι λέξεις «νόμου για την Ψηφιακή Διακυβέρνηση» αντικαθίστανται από τις λέξεις «ν. 4727/2020 (Α΄ 184)» και το άρθρο 11 διαμορφώνεται ως ακολούθως:

«Άρθρο 11

Βεβαίωση του γνησίου της υπογραφής – Επικύρωση των αντιγράφων

1. Η βεβαίωση του γνησίου της υπογραφής του ενδιαφερομένου γίνεται, από οποιαδήποτε διοικητική αρχή ή από τα Κ.Ε.Π., εκτός από τις υπηρεσίες της Ελληνικής Αστυνομίας, βάσει του δελτίου ταυτότητας ή των αντίστοιχων εγγράφων που προβλέπονται στο άρθρο 3. Δεν απαιτείται βεβαίωση του γνησίου της υπογραφής του ενδιαφερομένου, όταν προσέρχεται αυτοπροσώπως για υποθέσεις του στις υπηρεσίες του δημόσιου τομέα ή τα Κ.Ε.Π., προσκομίζοντας το δελτίο ταυτότητας ή τα αντίστοιχα πρωτότυπα έγγραφα. Στις περιπτώσεις που ο νόμος απαιτεί βεβαίωση του γνησίου της υπογραφής του ενδιαφερομένου, αρκεί η εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή ή η εγκεκριμένη ηλεκτρονική σφραγίδα του ενδιαφερομένου, εφόσον το έγγραφο διακινείται ηλεκτρονικά.

2.α. Οι ρυθμίσεις της παρούσας παραγράφου εφαρμόζονται στο Δημόσιο, τους Οργανισμούς Τοπικής Αυτοδιοίκησης (Ο.Τ.Α.), τα νομικά πρόσωπα δημοσίου δικαίου, τα Δικαστήρια όλων των βαθμών, τα νομικά πρόσωπα ιδιωτικού δικαίου που ανήκουν στο κράτος ή επιχορηγούνται τακτικώς, σύμφωνα με τις κείμενες διατάξεις από κρατικούς πόρους κατά 50% τουλάχιστον του ετήσιου προϋπολογισμού τους, τις δημόσιες επιχειρήσεις και τους οργανισμούς που προβλέπονται στις διατάξεις του άρθρου 1 του ν. 3429/2005 (Α΄ 314), καθώς και στα νομικά πρόσωπα και τις επιχειρήσεις των Ο.Τ.Α..

β. Δεν υφίσταται πλέον η υποχρέωση υποβολής πρωτοτύπων εγγράφων, με την επιφύλαξη της περ. δ΄ και των εγγράφων που προσκομίζονται για δικαστική χρήση, που έχουν εκδοθεί από τις υπηρεσίες και τους φορείς της περ. α΄ ή επικυρωμένων αντιγράφων των εγγράφων αυτών από τους ενδιαφερόμενους για το σύνολο των συναλλαγών τους με τις υπηρεσίες και τους φορείς της περ. α΄. Αντί πρωτοτύπων ή επικυρωμένων αντιγράφων, υποβάλλονται και γίνονται υποχρεωτικά αποδεκτά από τις υπηρεσίες και τους φορείς της περ. α΄, ευκρινή φωτοαντίγραφα των πρωτοτύπων εγγράφων που εκδόθηκαν από τις υπηρεσίες και τους φορείς αυτούς ή των ακριβών αντιγράφων τους. Ομοίως, υποβάλλονται και γίνονται υποχρεωτικά αποδεκτά ευκρινή φωτοαντίγραφα από αντίγραφα ιδιωτικών εγγράφων τα οποία έχουν επικυρωθεί από δικηγόρο, καθώς και ευκρινή φωτοαντίγραφα από τα πρωτότυπα όσων ιδιωτικών εγγράφων φέρουν θεώρηση από υπηρεσίες και φορείς της περ. α΄. Ομοίως, υποβάλλονται και γίνονται υποχρεωτικά αποδεκτά ευκρινή φωτοαντίγραφα από αντίγραφα εγγράφων που έχουν εκδοθεί από αλλοδαπές αρχές και έχουν επικυρωθεί από δικηγόρο. Οι υπηρεσίες και οι φορείς στους οποίους κατατίθενται φωτοαντίγραφα, κατά τα ανωτέρω, υποχρεούνται να διενεργούν δειγματοληπτικό έλεγχο προκειμένου να εξακριβώσουν την ακρίβεια των στοιχείων που αναγράφονται σε αυτά, σε τουλάχιστον (5%) των φωτοαντιγράφων που υποβλήθηκαν κατά το αμέσως προηγούμενο τρίμηνο, ιδίως ζητώντας τη συνδρομή των υπηρεσιών ή των φορέων που εξέδωσαν τα πρωτότυπα. Τα αποτελέσματα αυτού του ελέγχου εν συνεχεία κοινοποιούνται στην καθ’ ύλην αρμόδια οργανική μονάδα του Υπουργείου Εσωτερικών. Εάν διαπιστωθεί κατά τον υποχρεωτικό ή άλλο έλεγχο ότι υποβλήθηκαν αλλοιωμένα φωτοαντίγραφα, εκτός από τις κυρώσεις που προβλέπονται στην παρ. 6 του άρθρου 22 του ν. 1599/1986 (Α΄ 75) και που επιβάλλονται στον ενδιαφερόμενο, εφόσον η πράξη αυτή δεν τιμωρείται αυστηρότερα από άλλη ποινική διάταξη, η διοικητική ή άλλη πράξη, για την έκδοση της οποίας υποβλήθηκαν τα φωτοαντίγραφα αυτά, ανακαλείται αμέσως.

γ. Οι διοικητικές αρχές και τα ΚΕΠ, εκτός από τις υπηρεσίες της Ελληνικής Αστυνομίας, εξακολουθούν να επικυρώνουν αντίγραφα από το πρωτότυπο ή από το ακριβές αντίγραφο της διοικητικής αρχής (όπως ορίζεται στο άρθρο 1 του ν. 2690/1999 (Α΄ 45), που το εξέδωσε, μόνο στην περίπτωση που αυτά υποβάλλονται από τον ενδιαφερόμενο σε φορείς που δεν εμπίπτουν στις διατάξεις του παρόντος. Αντίγραφα των ανωτέρω επικυρώνονται και από δικηγόρους ή συμβολαιογράφους, σύμφωνα με τις διατάξεις που διέπουν την άσκηση των λειτουργημάτων τους. Ομοίως, οι διοικητικές αρχές και τα Κ.Ε.Π., εκτός από τις υπηρεσίες της Ελληνικής Αστυνομίας, εξακολουθούν να επικυρώνουν αντίγραφα από αντίγραφα ιδιωτικών εγγράφων ή εγγράφων που έχουν εκδοθεί από αλλοδαπές αρχές, τα οποία έχουν επικυρωθεί από δικηγόρο, μόνο στην περίπτωση που αυτά υποβάλλονται σε φορείς που δεν εμπίπτουν στις διατάξεις του παρόντος.

δ. Η απαίτηση υποβολής πρωτοτύπων εγγράφων, που έχουν εκδοθεί από τις υπηρεσίες και τους φορείς της περ. α, όταν προβλέπεται ρητά από την κείμενη νομοθεσία, καταργείται με την παρέλευση τριών (3) μηνών από τη δημοσίευση του παρόντος νόμου. Εντός του προαναφερόμενου χρονικού διαστήματος, με απόφαση του Υπουργού Εσωτερικών και του κάθε φορά αρμόδιου Υπουργού μπορεί να ορίζεται, κατά περίπτωση, η διατήρηση της απαίτησης υποβολής πρωτοτύπων εγγράφων σε διαδικασίες, εφόσον το επιβάλλουν εξαιρετικοί λόγοι, που αναφέρονται ρητώς σε αυτήν.

ε. Για τα αντίγραφα των Φύλλων Εφημερίδας της Κυβερνήσεως (ΦΕΚ) που έχουν προέλθει από πρωτότυπο ΦΕΚ σε έντυπη μορφή ή από ΦΕΚ σε ηλεκτρονική μορφή που έχει καταχωριστεί στην ιστοσελίδα του Εθνικού Τυπογραφείου, ισχύουν ανάλογα οι ρυθμίσεις του άρθρου αυτού. Η προθεσμία της παρ. δ΄ του άρθρου 1 του ν. 4250/2014, όσον αφορά τα ΦΕΚ, ισχύει από τη δημοσίευση του παρόντος νόμου.

στ. Με την επιφύλαξη της περ. δ΄, από τη δημοσίευση του παρόντος νόμου καταργείται κάθε ειδική ή γενική διάταξη που αντίκειται στις διατάξεις αυτού.

1. Τα ηλεκτρονικά έγγραφα υποβάλλονται και γίνονται υποχρεωτικά αποδεκτά, σύμφωνα με τα οριζόμενα στα άρθρα 13 έως 15 του ν. 4727/2020 (Α΄ 184).».