Προσοχή! Η Google αποκαλύπτει: Εννιά πράγματα που δεν ξέρετε για τα emails σας

Tα βήματα που προτείνει η google για την υπηρεσία αποστολής και λήψης emails είναι τα ακόλουθα:

1. Απαντήστε γρήγορα

Υπάρχουν άνθρωποι που μπορού να ανταποκριθούν άμεσα σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και κάποιοι που δεν μπορούν. Προσπαθήστε να είστε ένας από τους πρώτους.

Η απόκριση δημιουργεί έναν θετικό βρόχο επικοινωνίας με τον οποίο η ομάδα και οι συνάδελφοί σας θα είναι πιο πιθανό να σας συμπεριλάβουν σε σημαντικές συζητήσεις και αποφάσεις και η απόκριση σε όλους θα ενισχύσει την επίπεδη, αξιοκρατική κουλτούρα που προσπαθείτε να δημιουργήσετε. Αυτές οι απαντήσεις μπορεί να είναι αρκετά σύντομες, όπως για παράδειγμα η απάντηση «το έλαβα».

2. Να είστε σαφείς - To the point

Όταν γράφετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, κάθε λέξη έχει σημασία και η άχρηστη γραφή καθιστα το μήνυμα πολύπλοκο. Αν περιγράφετε ένα πρόβλημα, ορίστε το με σαφήνεια.

Πρέπει να γράψετε ένα σχέδιο και μετά να περάσετε από αυτό και να εξαλείψετε τυχόν λέξεις που δεν είναι απαραίτητες.

Σκεφτείτε την απάντηση του τελευταίου μυθιστοριογράφου Elmore Leonard σε μια ερώτηση σχετικά με την επιτυχία του ως συγγραφέα: «Αφήνω τα μέρη που οι άνθρωποι παραλείπουν». Τα περισσότερα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι γεμάτα πράγματα που οι άνθρωποι μπορούν να παραλείψουν.

3. Να καθαρίζετε συνεχώς τα εισερχόμενά σας.

Πόσο χρόνο ξοδεύετε κοιτάζοντας τα εισερχόμενά σας, προσπαθώντας απλώς να αποφασίσετε ποιο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα απαντήσετε στη συνέχεια;

Πόσο χρόνο ξοδεύετε στο άνοιγμα και την ανάγνωση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχετε ήδη διαβάσει;

Όλα αυτά είναι χάσιμο χρόνου.

Όταν ανοίγετε ένα νέο μήνυμα, έχετε μερικές επιλογές:

Διαβάστε γρήγορα για να συνειδητοποιήσετε ποια μηνύματα δεν χρειάζεται να διαβάσετε και αποφασίστε αμέσως σε ποια πρέπει να απαντήσετε.

Εάν διαβάσετε τη σημείωση και ξέρετε τι χρειάζεται να κάνετε, κάντε το αμέσως.

4. Διαχείριση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στη σειρά LIFO (Last In First Out).

5. Να θυμάστε ότι είστε δρομολογητής μηνυμάτων. Όταν λάβετε μια σημείωση με χρήσιμες πληροφορίες, σκεφτείτε ποιος άλλος θα το θεωρούσε χρήσιμο. Στο τέλος της ημέρας, κάντε ένα διανοητικό πέρασμα μέσω του ταχυδρομείου που λάβατε και αναρωτηθείτε: "Τι πρέπει να προωθήσω αλλά δεν το έκανα;"

6. Όταν χρησιμοποιείτε τη λειτουργία bcc (κρυφή κοινοποίηση), αναρωτηθείτε γιατί. Η απάντηση είναι σχεδόν πάντα ότι προσπαθείτε να κρύψετε κάτι, το οποίο είναι αντιπαραγωγικό και ενδεχομένως χυδαίο σε μια διαφανή κουλτούρα. Αν συμβαίνει κάτι τέτοιο τότε μπείτε σε άλλη λογική: ή βάλτε το άτομο που θέλετε σε κανονική κοινοποίηση ή μη το βάλετε καθόλου.

Η μόνη φορά που σας συνιστούμε να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία bcc είναι όταν αφαιρείτε κάποιον από ένα νήμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Όταν απαντάτε σε όλους με μια μακρά σειρά μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μετακινήστε τους ανθρώπους που δεν σχετίζονται πλέον με το νήμα στο πεδίο bcc και δηλώστε στο κείμενο της σημείωσης ότι κάνετε αυτό. Θα ανακουφιστούν, αντί να γεμίζουν με άσχετες προς αυτούς σημειώσεις τα εισερχόμενά τους.

7. Μην φωνάζετε. Αν πρέπει να φωνάξετε, να το κάνετε αυτοπροσώπως, όχι διαδικτυακά.

8. Κάντε εύκολη την παρακολούθηση των αιτημάτων. Όταν στέλνετε μια σημείωση σε κάποιον με ένα στοιχείο ενέργειας που θέλετε να παρακολουθήσετε, αντιγράψτε τον εαυτό σας και στη συνέχεια επισημάνετε τη σημείωση "συνέχεια". Αυτό καθιστά εύκολη την εύρεση και παρακολούθηση των πράξεων που δεν έχουν γίνει.

Στη συνέχεια, απλώς ξαναστείλετε την αρχική σημείωση με μια νέα εισαγωγή που θα ρωτάει: «Αυτό έχει γίνει;».

9. Βοηθήστε την αναζήτησή σας.

Εάν λάβετε κάτι που νομίζετε ότι ίσως θέλετε να θυμηθείτε αργότερα, προωθήστε το στον εαυτό σας μαζί με μερικές λέξεις-κλειδιά που περιγράφουν το περιεχόμενό του. Σκεφτείτε τον εαυτό σας, και πείτε: θα το αναζητήσω αργότερα; Στη συνέχεια, όταν το αναζητήσετε αργότερα, πιθανότατα θα χρησιμοποιείτε τους ίδιους όρους αναζήτησης. Αυτό δεν είναι μόνο βολικό για τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλά και σημαντικά έγγραφα.

Απόσπασμα από το βιβλίο ΠΩΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΕΙ το GOOGLE από τον Eric Schmidt και τον Jonathan Rosenberg, με τον Alan Eagle. © 2014 από την Google, Inc.

Πηγή: time.com